Bien utiliser le calendrier Microsoft Outlook

Un outil sous-utilisé

Le calendrier Outlook est un outil assez connu mais trop souvent sous-utilisé ou mal utilisé. Les utilisateurs arrivent habituellement à noter adéquatement certaines informations et atteignent un certain degré d’organisation, mais ils omettent souvent de noter d’autres types d’information dont ils pourraient bénéficier. Quoi noter et où le noter sont les deux questions à se poser pour utiliser l’outil à son plein potentiel et faire des gains de temps.

Les rendez-vous

Les plages de rendez-vous Outlook doivent être réservées aux activités qui nous rendent non disponibles pour quoi que ce soit d’autre et qui sont obligatoires à une heure précise. En général, on pense facilement à y placer les réunions, les rendez-vous, les anniversaires et les jours fériés. Cependant, on oublie souvent d’inclure d’autres éléments qui peuvent paraître moins évidents mais qui sont fort utiles à planifier. En voici quelques-uns.

Déplacements de plus 3o minutes

Périodes sportives

Activités spéciales de vos enfants

Rendez-vous téléphoniques

L’événement « journée entière »

On utilise l’événement « journée entière » pour noter les informations qui nous laissent libres de faire autre chose (contrairement aux rendez-vous) et qui sont relatives à une date précise. Voici quelques exemples utiles.

Événements importants dans votre environnement (fermeture de stationnement, vente de trottoir, fermeture d’une route ou d’un pont)

Événements auxquels vous pourriez assister (vous avez le choix d’y assister ou non)

Numéro de confirmation de réservation d’hôtel;

Informations de vol, de location de voiture;

Dates et jalons importants d’un projet;

Dates pour les paiements importants (ex. taxes municipales).

Gérer les tâches

Le calendrier n’est pas une fin en soi. Noter quelque chose à l’agenda est avant tout une façon de visualiser, de fixer les objectifs. C’est se forcer à réfléchir à la faisabilité des choses. C’est voir venir les choses avant que tout devienne urgent. C’est être proactif et regarder plus loin que le bout de son nez.

Ce qu’il ne faut surtout pas inscrire à l’agenda, c’est l’ensemble de toutes vos tâches! Il ne faut pas inclure tous les retours téléphoniques, les tâches que j’appelle « post-it », les suivis de dossier, les tâches de projet et reliées directement à vos opérations. Pourquoi?

parce qu’il y en a trop

parce que vous risquez de les oublier si vous manquez de temps

parce que vous perdrez trop de temps à les changer d’une journée à l’autre puisqu’elles n’ont pas d’échéance claire

parce que votre calendrier ne reflétera plus vos vraies disponibilités

parce que vous serez submergé de rappels

Loin de moi l’idée de vous décourager de faire une liste de tâches! Simplement, au lieu de les transformer en rendez-vous, notez-les dans une catégorie à part. Les tâches constituent une longue liste de choses à faire et il est très difficile de prévoir le moment exact où chacune va être terminée. Il est également contre-productif de le faire. Utilisez donc la barre des suivis et la liste des tâches quotidiennes qu’Outlook a inclus pour vous, et vos tâches seront répertoriées dans votre outil de planification virtuel sans l’obstruer.