4 grandes règles pour bien gérer sa boîte de réception Outlook

Pour gérer ses courriels, Outlook est l’un des outils informatiques les plus utilisés, particulièrement par les entreprises mais aussi par les particuliers. En général, on commence à utiliser l’outil par soi-même, sans avoir eu de formation au préalable. On l’utilise alors comme une boîte de stockage de courriels traditionnelle sans tirer avantage de son potentiel à nous faire gagner du temps.

Sans entrer dans les détails sur toutes les fonctionnalités d’Outlook, je vous présente ici 4 grandes règles sur lesquelles vous baser pour gérer efficacement l’arrivée incessante de courriels dans votre boîte de réception.

1. Lire ses courriels au bon moment

Le temps dont on dispose dans une journée est limité alors que les courriels entrants, eux, sont illimités. Il est donc primordial d’utiliser notre précieux temps avec discernement. Mon premier conseil est d’enlever toutes les alertes de réception de courriel pour éviter la tentation de lire chacun d’eux au fur et à mesure qu’ils apparaissent. Prenez plutôt connaissance de vos courriels régulièrement, aux heures ou entre les tâches. Vous éviterez ainsi les pertes de temps associées au ‘multitâche’.

2. Classer les courriels

Comme on le fait avec nos documents d’impôt, nos favoris internet ou nos vêtements dans notre garde-robe, il est primordial de classer nos courriels par catégorie. Créez donc quelques dossiers dans lesquels vous pouvez les insérer. Séparez-les selon leur thème, et non selon la personne qui vous les envoie. Vous pouvez ensuite beaucoup plus facilement retrouver un courriel en particulier ou suivre l’évolution d’un dossier sur une longue période.

Vous pouvez aussi utiliser les catégories pour classer encore mieux les courriels. En affectant au besoin plus d’une catégorie, vos recherches seront plus précises et flexibles. Ajoutez à cela l’utilisation des outils de recherche Outlook et vous retrouverez n’importe quel courriel en un clin d’œil.

3. Garder sa boîte de réception vide

Je ne suggère pas ici que vous supprimiez absolument tous vos courriels, mais plutôt que vous les traitiez un par un pour qu’ils n’obstruent pas votre boîte de réception. Quand vous recevez un courriel, vous pouvez soit y répondre immédiatement ou le mettre en suivi dans la liste des tâches. En choisissant cette deuxième option, vous pourrez ensuite le déplacer dans un dossier ou le supprimer. Le résultat? Une boîte de réception fonctionnelle, efficace et bien organisée!

4. Ne pas répondre systématiquement à tous les courriels

Ne succombez pas à la tentation de toujours répondre à vos courriels sur-le-champ. De prime abord, ça peut sembler comme la bonne chose à faire pour être productif, mais ce n’est qu’une illusion.

Les courriels doivent être gérés en fonction de leur degré de priorité, et donc de leur niveau d’urgence, et non en fonction du temps qu’il nous faut pour leur répondre. Commencez donc par répondre aux courriels qui sont urgents et importants. Ensuite seulement vous pourrez répondre à ceux qui sont moins urgents, mais rapides à envoyer.

De plus, n’oubliez pas que ce n’est pas parce qu’une question vous est posée par courriel que vous devez nécessairement répondre par courriel. Vous pouvez aussi utiliser le téléphone, ou encore Microsoft Lync, Yammer, SharePoint ou d’autres outils de collaboration que votre entreprise peut avoir mis en place.

Chacun sa voie

Ces 4 principes de gestion des courriels peuvent vous faire gagner du temps et vous épargner des maux de tête dans votre gestion quotidienne d’Outlook.

Ceci dit, chacun a sa manière de gérer ses communications électroniques. Si vous réussissez à mettre en pratique tous ces éléments à la lettre et en tout temps, tant mieux. Sinon, prenez les éléments qui fonctionnent avec votre méthode d’organisation et voyez ce qui fonctionne le mieux pour vous. L’important, c’est d’essayer différentes méthodes et d’utiliser ce qui nous permet d’améliorer notre gestion du temps.