10 fonctions utiles de Lync

À première vue, on pourrait croire que Lync est une simple plateforme de messagerie instantanée. Est-ce vraiment le cas?

En y regardant de plus près, on voit d’autres possibilités : appels téléphoniques, vidéoconférences à plusieurs, partage d’écran, fonctionnalités impliquant des programmes Microsoft et beaucoup d’autres.

En y regardant encore plus près, on découvre que toutes ces fonctionnalités sont appuyées par des options qui rendent la collaboration virtuelle réellement efficace et adaptée à différentes situations.

Dans l’article qui suit, vous pourrez découvrir 10 fonctions utiles de Lync qui sont inspirées et traduites de cet article (http://www.networkcomputing.com/unified-communications/microsoft-lync-10-ways-to-do-more/d/d-id/1204531?page_number=1) du magazine d’information technologique Information Week.

1. Partage d’écran

Vous voulez montrer un processus à un membre de votre équipe? Lync vous permet de montrer votre écran à d’autres personnes facilement. Dans le bas de votre fenêtre de conversation, placez votre souris sur l’icône en forme d’écran. Au-dessus, vérifiez que vous êtes bien en mode ‘Présenter’. Cliquez ensuite sur ‘Poste de travail’ pour montrer votre écran tel que vous le voyez.

Si vous voulez seulement partager un programme ou un dossier en particulier, appuyez sur l’icône ‘programme’ à côté de ‘poste de travail’. Quand vous avez fini, cliquez sur ‘Arrêtez la présentation’ en haut de votre écran.

2. Prendre et donner le contrôle d’une présentation

C’est ici que le plaisir commence : vous pouvez donner le contrôle du partage d’écran à une autre personne pour qu’elle vous aide dans la présentation. Vous pouvez reprendre le contrôle quand vous voulez.

D’abord, cliquez sur ‘Donner le contrôle’ dans le haut de votre écran et sélectionnez la personne à qui vous voulez donner le contrôle. Pour reprendre le contrôle, cliquez sur ‘Donner le contrôle’ à nouveau, puis sur ‘Reprendre le contrôle’.

3. Utiliser le tableau blanc

Le tableau blanc est une autre fonctionnalité utile de Lync : vous partagez une page blanche sur laquelle vous et vos contacts pouvez taper des notes, dessiner des schémas et importer des images. Vous pouvez y faire des ‘brainstorms’ et partager des idées de façon créative.

Pour ouvrir un tableau, cliquez encore sur l’icône écran, puis sur ‘tableau blanc’. Le tableau apparaîtra alors pour tous les participants. Vous pouvez voir qui a ajouté du contenu en plaçant votre curseur sur le contenu. Le tableau blanc va aussi reconnaître vos gestes si vous l’ouvrez avec une tablette ou un tableau de présentation.

4. Prévisualiser sa séance vidéo

Microsoft a pensé à tout : avant une vidéoconférence, vous pouvez voir de quoi votre vidéo aura l’air dans l’écran des autres. Vous pouvez alors ajuster l’éclairage, le cadrage et votre apparence. Tout ce que vous avez à faire, c’est placer votre curseur sur la caméra en bas de la fenêtre de discussion et une fenêtre vous montrera exactement de quoi vous avez l’air.

5. Couper le son des participants

Faire une présentation devant plusieurs personnes à distance peut être difficile si les microphones des participants sont ouverts. Heureusement, vous pouvez couper le son d’un ou des participants. Pour couper le son des participants, cliquez sur l’icône de micro au-dessus de la photo ou de la vidéo du participant.

6. Ajouter sa photo à Lync

Pour ajouter votre photo, cliquez simplement sur l’image à gauche de votre nom en haut du menu principal de Lync. Vous pouvez alors afficher votre image en la téléchargeant sur un lien internet d’Office. Comme Lync est connecté aux autres programmes d’Office, elle apparaîtra aussi sur Outlook.

7. Ajouter un contact externe

Jamie Stark, gestionnaire de produit et marketing pour Lync, mentionne dans l’article qu’une des fonctions les plus sous-utilisées est la fédération Lync. C’est selon lui la fonction qui a le plus d’impact : être en mesure d’avoir des réunions virtuelles avec des gens de l’extérieur de l’organisation.

Pour ajouter des contacts externes, il faut qu’ils soient fédérés, c’est-à-dire que leur entreprise permette les contacts extérieurs. Pour rechercher un contact externe, tapez son courriel dans la barre de recherche de contact et s’il est fédéré, vous pourrez l’ajouter dans votre liste.

8. Bloquer les messages des contacts externes

Si vous ne voulez pas recevoir de messages d’utilisateurs en-dehors de l’entreprise, cliquez sur ‘Options’ dans le menu ‘Actions’, puis cliquez sur ‘Permissions’. Cochez ensuite la case ‘Bloquer les messages instantanés des contacts fédérés qui ne sont pas autorisés à voir mon statut’.

9. Alerte de changement de statut

Si vous voulez parler à un contact, mais que son statut est ‘Occupé’, faites un clic droit sur son nom et activez la case ‘Indicateur d’alerte de changement de statut’. Lync vous avertira quand son statut deviendra ‘Disponible’ et vous pourrez lui parler.

10. À la recherche de compétences

Si vous voulez joindre un collègue avec une expertise particulière, vous pouvez taper un mot-clé sur sa compétence dans la barre de recherche de contacts de Lync. Vous aurez ensuite les noms de ceux qui ont cette compétence d’inscrite dans leur profil SharePoint. Il faut bien sûr que les profils de compétences aient été remplis auparavant.

Ces 10 fonctions ne sont que la pointe de l’iceberg des possibilités qu’offre Lync. Combiné à d’autres programmes Microsoft comme SharePoint, Outlook et OneNote, cette plateforme de communications unifiées peut vous amener à mieux collaborer, avec des avantages (http://otiexpertise.com/5-avantages-dutiliser-outils-collaboration-en-entreprise/#.VGE6V_mG91Y) pour toute l’entreprise. Et vous, quelles fonctions de Lync utilisez-vous?